Intranet department
“Avete un intranet in questa azienda?” Era il 2 Gennaio 1998, avevo appena messo piede nella azienda che vendeva prodotti per l’ufficio e per cui avrei lavorato oltre 17 anni della mia vita. “guardi che si dice internet non intranet” mi fu detto….. Dalla risposta alla mia domanda mi si chiarì immediatamente che c’era da lavorare in questa direzione.
La persona che allora mi rispose non aveva chiaro che cosa fosse una intranet e perché fosse strategica nella visione di una azienda che in Europa era presente in 12 paesi condividendo team di lavoro presenti nei mondo.
Temporalmente eravamo poco prima del famoso “millenium bug” che ha assorbito tantissime risorse IT, business ed economiche prima che si arrivasse al temutissimo 1° gennaio 2000.
La priorità principale giustamente era certamente quella di mantenere le elevate quote di mercato che si aveva e di non avere possibili problemi dati dal millennium bug. Io, però ero ero convinto che sarebbe stato utile anche avere una intranet europea analogamente a quello che avevo attivato con successo in Inghilterra, nella mia precedente azienda.
Sustaining o Disruptive?
Ai giorni d’oggi si sarebbe detto che allora la strategia dell’azienda era “Sustaining” in quanto mirava a mantenere ed possibilmente incrementare le (elevate) quote di mercato che aveva.
La strategia aziendale era quella di essere così più bravi e professionali nello “stupire il cliente” rispetto ai nostri concorrenti che si stava sottovalutando le possibili capacità dei nostri concorrenti diretti ed indiretti nel guadagnare quote di mercato.
L’azienda, usando una parola attualmente molto di moda, stava adottando una strategia “Sustaining“, cioè stava “cavalcando l’onda” degli ottimi risultati economici trascurando le possibili azioni, messe in campo dai nostri concorrenti sulla leva prezzo e sulla qualità del servizio.
Già, ma questo con l’intranet cosa centra? Ora ve lo spiego utilizzando una celebre frase di Albert Einstein:
“Follia è fare sempre la stessa cosa e aspettare risultati diversi.”
Mantenere le attività eseguendole sempre nello stesso modo, anche migliorando i processi, questo non garantisce che altri possano copiarti e magari riuscire a fare meglio di te e per questo, erodendo le quote di mercato.
La mia visione era “Disruptive”, dove disruptive significa: usare uno strumento “dirompente” che permetta di creare del vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti. Come? Utilizzando delle soluzioni applicative che ci permettessero di essere più bravi ed efficienti dei concorrenti.
Il problema:
C’erano difficoltà a coordinarci e ad interagire efficacemente con i colleghi stranieri, colleghi locali, colleghi in uffici vicini al nostro.
Ogni giorno si stampavano migliaia di pagine per il management e per le persone operative che senza la carta non erano in grado di lavorare.
La soluzione:
Implementare uno strumento di condivisione informazioni, con aree riservate, accedibili solamente dalle persone autorizzate sulla rete aziendale, un area dove gli ultimi e precedenti reports necessari al lavoro delle persone fossero sempre disponibili ed aggiornati. Avevamo migliaia di utenti e relativi telefoni, ma mancava uno strumento dove trovare il numero telefonico del collega John Smith che lavorava al marketing in California. Si decisamente la domanda: “avete una intranet in questa azienda?” aveva senso di essere fatta
Perchè una intranet aiuta le aziende?
- Perché soddisfa digitalmente le necessità delle persone nell’ottenere informazioni e dati aziendali rapidamente
- Perché i dati sono generalmente gestiti da un Content Management System (CMS) che coordina la fornitura delle informazioni in modo coerente controllando che chi accede ai dati sia realmente autorizzato ad accedervi
- Perché è possibile attivare dei processi di workflow per coinvolgere le persone ad interagire attivamente con i colleghi che sono coinvolti nei processi di business
- Perché le e-mails non sono una metodologia corretta ed affidabile per condividere le informazioni
- Perché le decisioni che dobbiamo prendere ogni giorno richiedono l’analisi di una mole di dati sempre maggiore
- Perché lavorare in team richiede strumenti che forniscano informazioni: accurate, consistenti, immediate i qualsiasi parte del mondo e su ogni device disponibile.
Già ma quello che ho descritto fino ad ora è oramai superato dalle cosiddette Social intranet
La Social intranet
I limiti che hanno le intranet “legacy” possono essere:
- Le informazioni molto spesso sono fornite con metodologia top-down usando il portale come finestra sui dati di ERP o sistemi di Business Intelligence.
- I portali per le applicazioni di content/document management e applicazioni intranet spesso non pienamente integrate nel flusso delle informazioni aziendali
- Limitate capacità di “self service” di content authoring e condivisione di informazioni
- Limitate e/o possibili difficoltà di connessione fra le persone, i team e dipartimenti
- Spesso contengono informazioni obsolete e difficilmente rintracciabili
- Le informazioni sono fruibili generalmente tramite PC o devices utilizzabili principalmente all’interno dell’azienda
- Spesso l’intranet è vista dal management come un costo aziendale invece che un valore dell’azienda
- Una intranet senza una solida strategia di business e il supporto del top management rimane uno strumento scarsamente utile.
Le social intranets permettono di risolvere molti dei problemi sopraelencati rendendo disponibili le informazioni necessarie alle persone in mobilità ovunque siano.
Sappiamo da studi fatti che attualmente la fruizione dei dati in mobilità sta superando quella fatta dall’interno delle aziende.
La necessità di avere e creare contenuti viene ad essere gestita da specifiche applicazioni dedicate, ad esempio gli applicativi di Content e Document management evolvono passano da applicazioni confinate all’interno degli headquarters ad applicazioni social basati sul cloud.
Si attivano dei widgets dedicati per coordinare in modo sicuro ed affidabile l’integrazione fra le informazioni presenti in azienda e quelle gestite in mobilità.
Social business suite, Social CMS, social apps saranno trattate a breve su queste pagine.
Vorrei avere il vostro feedback relativo alle vostre esperienze sull’uso delle intranets.
Nelle prossime settimane tornerò a trattare le intranets in modo più “pratico”, di come renderle produttive e come creare valore con un uso strategico
